Privatlivspolitik

1. Introduktion og anvendelsesområde

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Sol og Strand Feriehusudlejning A/S (“Sol og Strand”, “vi”, “os”, “vores”) behandler personoplysninger om besøgende på www.sologstrand.dk, gæster der bestiller og lejer feriehuse, husejere der udlejer gennem os, samarbejdspartnere og øvrige personer, som kommunikerer med os, deltager i spørgeskemaer eller tilmelder sig vores nyhedsbrev. Politikken forklarer hvilke oplysninger vi indsamler, til hvilke formål, på hvilket retsgrundlag, hvem vi deler oplysninger med, hvor længe vi opbevarer dem, samt hvilke rettigheder du har. Du kan til enhver tid kontakte os, hvis du har spørgsmål.

Når vi baserer behandling på samtykke, er det frit givet, specifikt, informeret og utvetydigt, som defineret i GDPR's artikel 4, nr. 11, og kan til enhver tid trækkes tilbage uden konsekvenser for aftalen.

2. Dataansvarlig og kontaktoplysninger

Sol og Strand Feriehusudlejning A/S er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger efter denne politik. Du kan kontakte os på adressen Ilsigvej 21, Hune, 9492 Blokhus, via e-mail data@sologstrand.dk eller telefon 99 44 44 44.

3. Kategorier af personoplysninger og situationer hvor vi behandler dem

3.1 Behandling af oplysninger som gæst

Når du som gæst foretager en booking eller gennemfører et lejemål, behandler vi følgende oplysninger:

navn, adresse, e-mail, telefonnummer, nationalitet,

booking- og rejseoplysninger,

betalings- og transaktionsoplysninger,

IP-adresse på bestillingstidspunktet (til forebyggelse af svig).

Behandlingen sker for at kunne gennemføre din booking og lejeaftale, herunder administration af betaling og transaktioner.

Retsgrundlag:

For at opfylde aftalen om dit ophold jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra b.

Behandling af IP-adresse til forebyggelse af svig sker for at beskytte os og vores kunder jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra f (legitime interesser).

Behandling til bogføring og skatteindberetning sker for at opfylde lovpligtige krav jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra c.

Videregivelse til servicepartnere: I tilfælde af rengøring eller service under opholdet kan dine kontaktoplysninger (navn og telefonnummer) deles med relevante samarbejdspartnere for at sikre god og sikker drift, vedligeholdelse og rengøring. Denne behandling sker som led i opfyldelsen af aftalen om dit ophold jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra b.

Kundeservice og opfølgning: I forbindelse med efterfølgende kundeservice kan vi behandle korrespondance, reklamationer og servicehistorik for at håndtere henvendelser og fejl. Behandlingen sker efter behov for at opfylde aftalen eller ud fra legitime interesser jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra b eller f.

3.2 Behandling af oplysninger som gæst

Når bookingen foretages af eller gennem en virksomhed, behandler vi desuden oplysninger om:

virksomhedsnavn, CVR-nummer, momsnummer, EAN-nummer (til fakturering og indberetning),

medarbejdernavn, stilling og kontaktoplysninger (fx e-mail og telefonnummer) på den person, der foretager bookingen eller fungerer som kontaktperson.

Behandlingen af disse oplysninger sker for at kunne gennemføre og administrere virksomhedens booking og lejeaftale, herunder udstedelse af faktura og opfyldelse af bogførings- og skattepligter.

Retsgrundlag:

Behandling nødvendig for opfyldelse af aftale jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra b.

Behandling nødvendig for at opfylde lovpligtige forpligtelser jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra c.

I visse tilfælde kan behandling ske ud fra legitime interesser jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra f, fx ved svigforebyggelse eller kundeservice.

3.3 Behandling af oplysninger som husejer

Når du er husejer og udlejer gennem os, behandler vi navn, privatadresse, e-mail, telefonnummer, oplysninger om feriehus, udlejningsperioder, aftaledokumenter, bankoplysninger til udbetalinger, skatteoplysninger i det omfang det er påkrævet, samt svar på tilfredshedsundersøgelser. Indhentning af disse data sker for at administrere husejersamarbejdet, herunder udlejning af ejendommen og udbetaling af leje. Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores aftale jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra b. Behandling til bogføring og skatteindberetning sker for at opfylde lovpligtige krav jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra c.

Hvis du udlejer gennem en virksomhed, kan vi herudover behandle virksomhedens EAN-nummer og TIN-nummer (Tax Identification Number) for at opfylde relevante retlige og administrative krav. Kontaktoplysninger kan deles med relevante servicepartnere, når det er nødvendigt for drift, vedligehold og rengøring. Deling af disse data sker for at sikre drift, vedligehold og rengøring. Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores aftale jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra b.

I den efterfølgende kundeservice kan vi behandle korrespondance, reklamationer og servicehistorik. Behandling af disse data sker for at håndtere henvendelser, reklamationer og fejl. Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores aftale eller baseres på legitime interesser jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra b eller f.

3.4 Nyhedsbrev til gæster / husejere

Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, behandler vi din e-mailadresse og eventuelle præferencer, du oplyser. Du kan til enhver tid framelde dig via afmeldingslinket i bunden af hvert nyhedsbrev eller ved at skrive til data@sologstrand.dk. En framelding påvirker ikke tidligere udsendelser, men stopper fremtidige.

Til gæster: Vi sender kun markedsføring på baggrund af dit samtykke. Når du tilmelder dig vores nyhedsbrev, behandler vi udelukkende din e-mailadresse og eventuelle præferencer, du oplyser, for at sende dig relevante tilbud og informationer. Behandling af disse data sker for at sende markedsføring, tilbud og nyhedsbreve. Behandlingen baseres på dit samtykke jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra a.

Til husejere: Som en del af vores samarbejde og for at give dig relevant information om din ejendom og markedet, sender vi dig nyhedsbreve og opdateringer som er relevante til dig som husejer. Vi indhenter dit frie og specifikke samtykke til at sende sådanne opdaterings-e-mails, som ikke er bundet til vores aftale. Uden dette samtykke modtager du kun kommunikation, der er direkte målrettet din udlejning og nødvendige for samarbejdet.

Denne behandling baseres på dit samtykke (GDPR art. 6(1)(a)) eller legitime interesser (GDPR art. 6(1)(f)) for den målrettede kommunikation. Vores legitime interesser er afvejet mod dine rettigheder og frihedsrettigheder i overensstemmelse med GDPR's betragtning (47), hvor vi har vurderet, at opdateringerne er nødvendige for et effektivt samarbejde uden at krænke dine rettigheder.

3.5 SMS – kommunikation

For at sikre, at dit ophold er så problemfrit som muligt, anvender vi SMS til at sende dig vigtig praktisk information.

Vi anvender SMS som kanal til både gæster og husejere. Formål og retsgrundlag afhænger af din rolle og typen af besked. Gæster modtager automatisk operationelle SMS-beskeder relateret til deres ophold, mens markedsførings-SMS kun sendes med særskilt samtykke.

3.5.1. Operationelle SMS’er til gæster

Disse beskeder sendes automatisk til gæster i forbindelse med deres ophold og er nødvendige for at gennemføre dit ophold sikkert og smidigt og kan ikke fravælges.

Formål:

Afsendelse af praktisk information ved ankomst (f.eks. adgangskoder, nøglebokse).

Bekræftelse af ankomst samt kontaktoplysninger ved akutte problemer under opholdet.

Videregivelse af kritiske, uforudsete informationer, der påvirker opholdet (f.eks. rørbrud, nedbrud på vand/varme).

Opfølgning på tilfredshed efter indtjekning (f.eks. “Er alt i orden?”).

Oplysninger der behandles:

Dit telefonnummer og bookingspecifik kommunikation.

Retsgrundlag:

Behandling af disse data sker for at sikre et sikkert og smidigt ophold gennem praktisk information. Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores aftale om dit ophold jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra b.

3.5.2. Driftsrelaterede SMS’er til husejere

Disse beskeder sikrer en effektiv drift og vedrører samarbejdet omkring din ejendom.

Formål:

Invitation til samt information om husejerarrangementer.

Vigtig driftsinformation med direkte betydning for din ejendom.

Oplysninger der behandles:

Dit telefonnummer og driftsrelevant kommunikation.

Retsgrundlag:

Behandling af disse data sker for at opretholde et velfungerende samarbejde. Behandlingen baseres på vores legitime interesser jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra f. Denne interesse er afvejet mod dine rettigheder, idet informationen er direkte relevant for din ejendom og ikke overstiger nødvendigheden.

3.5.3. Markedsførings-SMS (kræver samtykke)

Disse beskeder er frivillige og indeholder tilbuds- og nyhedsopdateringer.

Formål:

At sende personaliserede tilbud, nyheder og medlemstilbud, herunder særlige fordele som del af "Sol og Strand PLUS".

Oplysninger der behandles:

Dit telefonnummer samt eventuelle kommunikationspræferencer. Behandling af disse data sker for at sende markedsføring og tilbud. Behandlingen baseres på dit eksplicitte samtykke jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra a.

Retsgrundlag:

Udsendelse af SMS-markedsføring kræver dit eksplicitte og særskilte samtykke. Vi sender ikke sådanne beskeder uden at have indsamlet denne tilladelse på forhånd. Du modtager kun disse beskeder, hvis du aktivt har tilmeldt dig.

Dine rettigheder:

Du kan til enhver tid framelde dig markedsførings-SMS’er via afmeldingslinket i en besked eller ved at kontakte os.

En framelding påvirker kun markedsføring og udelukker dig ikke fra nødvendige, operationelle beskeder.

Du har ret til indsigt i den SMS-kommunikation, vi har haft med dig.

3.6. Spørgeskemaer og feedback

Alle spørgeskemaer er frivillige og kan kun udfyldes efter dit eget valg. Din feedback opbevares i op til 5 år som dokumentation for vores kvalitetsarbejde. Du kan altid anmode om at se den feedback, du har givet os.

3.6.1. Feedback fra gæster

Efter dit ophold kan du som gæst modtage et spørgeskema for at give feedback på din oplevelse. Deltagelse i spørgeskemaet er fuldt frivillig, og du vælger selv, om du vil udfylde det.

Formål: Formålet er at forbedre den samlede gæsteoplevelse og kvalitetssikre vores sommerhuse. På baggrund af din feedback har du mulighed for at vælge, om en positiv kommentar kan blive offentliggjort anonymiseret på vores hjemmeside som en anmeldelse.

Hvilke oplysninger behandler vi? Vi behandler de svar, du frivilligt giver. Dette inkluderer din vurdering af sommerhuset, rengøring, service og din generelle tilfredshed.

Hjemmel: Behandling af disse data sker for at forbedre vores service og kvalitet (frivillig deltagelse). Behandlingen baseres på legitime interesser jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra f. Offentliggørelse af kommentar sker kun på baggrund af dit eksplicitte samtykke jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra a.

Udsendelse: Spørgeskemaet udsendes via vores databehandler, som håndterer den tekniske afsendelse og modtagelse af besvarelser. Databehandleren har alene adgang til de oplysninger, der er nødvendige for at levere tjenesten, og må ikke anvende oplysningerne til egne formål.

3.6.2. Tilfredshedsundersøgelser til husejere

Som husejer kan du modtage tilfredshedsundersøgelser for at vurdere vores service og samarbejde. Deltagelse i spørgeskemaet er fuldt frivillig, og du vælger selv, om du vil udfylde det.

Formål: Formålet er at indsamle feedback på vores services, administration og samarbejde, så vi kan forbedre vores ydelser til dig som husejer og sikre en god fælles drift.

Hvilke oplysninger behandler vi? Vi behandler de feedback- og vurderinger du giver os i forbindelse med undersøgelsen.
Hjemmel: Behandling af disse data sker for at forbedre vores service og kvalitet (frivillig deltagelse). Behandlingen baseres på legitime interesser jf. GDPR art. 6 stk. 1 litra f.
Udsendelse: Spørgeskemaet udsendes via vores databehandler, som håndterer den tekniske distribution og indsamling af besvarelser. Databehandleren behandler oplysningerne alene efter instruks fra Sol og Strand og i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler.

Fælles for alle spørgeskemaer Din feedback opbevares i op til 5 år som dokumentation for vores kvalitetsarbejde. Du kan altid anmode om at se den feedback, du har givet os.

3.7. Sociale Medier

Når du besøger Sol og Strands profiler på sociale medier (herunder Facebook, Instagram, Pinterest og Google My Business), kan vi behandle de personoplysninger, du har gjort tilgængelige via dine indstillinger på den pågældende platform, såsom dine reaktioner på vores opslag, delinger, kommentarer eller beskeder til os.

Formål: Behandlingen sker for at markedsføre Sol og Strand, kommunikere med brugere, besvare henvendelser, administrere konkurrencer samt forstå brugernes engagement med vores indhold.

Retsgrundlag: Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at markedsføre Sol og Strand og interagere med brugere på de platforme, hvor de selv vælger at følge os, jf. GDPR art. 6, stk. 1, litra f.

Fælles dataansvar: Sol og Strand og den pågældende sociale medieplatform anses i visse tilfælde for fælles dataansvarlige for behandlingen af dine oplysninger i forbindelse med besøg på vores profiler. Det gælder bl.a. Facebook og Instagram, hvor ansvarsfordelingen er fastlagt i Facebooks “Page Insights Controller Addendum”.

Når de nævnte platforme anvender dine oplysninger til egne formål, fx til forbedring af deres reklamesystemer, sker det som led i deres egen rolle som selvstændige dataansvarlige. Du kan læse mere i deres respektive privatlivspolitikker:

4. Formål og retsgrundlag

Nedenstående tabel giver et overblik over, hvorfor vi behandler dine data, og på hvilket retsgrundlag.

Behandlingsaktivitet	Hovedformål	Retsgrundlag (jf. GDPR)
Gennemførelse af booking/lejeaftale	At levere feriehusopholdet	GDPR art. 6(1)(b): Opfyldelse af aftale
Administration af husejersamarbejde	At udleje din ejendom og udbetale leje	GDPR art. 6(1)(b): Opfyldelse af aftale
Bogføring og skatteindberetning	At opfylde lovpligtige krav	GDPR art. 6(1)(c): Opfyldelse af retsligt ansvar
Svigforebyggelse (IP-logning)	At beskytte os og vores kunde mod bedrageri	GDPR art. 6(1)(f): Legitime interesser
Kundeservice og reklamationer	At håndtere henvendelser og fejl	GDPR art. 6(1)(b/f): Aftale/Legitime interesser
Feedback-spørgeskemaer	At forbedre vores service og kvalitet. (Frivillig deltagelse)	GDPR art. 6(1)(f): Legitime interesser
Markedsføring til gæster	At sende tilbud og nyhedsbreve	GDPR art. 6(1)(a): Samtykke
Markedsføring til husejere	At sende relevante opdateringer	GDPR art. 6(1)(f): Legitime interesser, GDPR art. 6(1)(a): Samtykke
Analyse på hjemmesiden	At forstå brugsmønstre og forbedre sitet	GDPR art. 6(1)(a): Samtykke

5. Profilering, automatiske afgørelser og indsigelse mod markedsføring

Vi bruger analyser af din adfærd på vores hjemmesider og i e-mails til at tilpasse indhold og annoncer, så du ser mere relevante tilbud. Dette er profilering i GDPR’s forstand, men det medfører ikke automatiske afgørelser, der har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig.

Profileringen inkluderer kun analyse af adfærd til markedsføringsformål og giver dig ret til menneskelig intervention, hvis nødvendigt, jf. artikel 22 stk. 3.

Profilering til markedsføring sker kun, hvis du har givet samtykke til de relevante cookies eller til at modtage e-mails. Du har ret til til enhver tid og uden begrundelse at gøre indsigelse mod brug af dine oplysninger til direkte markedsføring, herunder profilering til dette formål. Du udøver denne ret ved at bruge afmeldingslinket i hvert nyhedsbrev, ændre dine cookie-præferencer i samtykkebanneret eller ved at skrive til data@sologstrand.dk.

6. Modtagere og kategorier af modtagere

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt og sagligt i forhold til de angivne formål. Vores bogholderi, revisor og relevante offentlige myndigheder, herunder Skatteforvaltningen, modtager oplysninger i det omfang, det er påkrævet efter lovgivningen. Tryg Forsikring modtager som selvstændig dataansvarlig nødvendige oplysninger, hvis der er valgt Tryghedspakker eller relevante forsikringsprodukter. Servicepartnere som rengøring, håndværkere og nøgleudlevering modtager praktiske oplysninger, der er nødvendige for rengøring, vedligehold og adgang til feriehuse.

Husejere får via ejerlogin adgang til oplysninger om deres lejemål i det omfang, det er nødvendigt for udlejningen. Databehandlere som leverer analyse, spørgeskema og marketingautomatisering, behandler oplysninger på vores vegne efter instruks og må ikke anvende dem til egne formål. Ved alle databehandlere har vi indgået databehandleraftaler, som fastlægger sikkerhed, fortrolighed og vores instruktionsbeføjelse.

I forbindelse med rengøring af feriehuse efter gæsters ophold anvender vi Mobaro, som er et digitalt system og en app, der understøtter planlægning og kvalitetssikring af rengøring og vedligehold. I denne forbindelse deles nødvendige oplysninger om husejer, herunder navn, e-mailadresse og feriehusets adresse, med Mobaro. Oplysningerne anvendes udelukkende til koordinering af rengøringsopgaver og kvalitetssikring i relation til det specifikke feriehus og slettes, når formålet er opfyldt.

Ved skadesanmeldelser eller sager, hvor der indgår forsikringsmæssig håndtering, videregiver vi policenummer samt eventuelt navn, telefonnummer og e-mail til Tryg Forsikring, som selvstændig dataansvarlig.

I tilfælde, hvor der benyttes håndværkere, rengøringspersonale eller andre serviceudbydere i forbindelse med drift, vedligehold eller service – enten på vegne af en gæst eller en husejer – deles nødvendige kontaktoplysninger såsom navn, telefonnummer og eventuel e-mail med den relevante samarbejdspartner. Delingen sker alene, når det er nødvendigt for at udføre den pågældende opgave på forsvarlig vis.

Når du fx via et link fra os bedømmer os og vores ydelser på TrustPilot, videregives oplysninger om dit navn og kundenummer til TrustPilot for at verificere dit kundeforhold hos os. Når du skriver i vores gæstebog, kan du aktivt vælge, at dit navn må offentliggøres på hjemmesiden.

Disse virksomheder fungerer som databehandlere under vores instruks og må ikke anvende oplysningerne til andre formål end levering af deres ydelser til os.
Vi har indgået skriftlige databehandleraftaler med alle databehandlere, som fastlægger krav om fortrolighed, sikkerhed og begrænsning af formål.

7. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for formålene eller for at opfylde lovkrav. Oplysninger fra booking og gennemførte lejemål opbevares som udgangspunkt i fem år efter udgangen af det kalenderår, hvor opholdet er afsluttet, af hensyn til bogføringspligt og reklamations- og forældelsesregler. Regnskabsmateriale opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører, efter bogføringsloven. Oplysninger om husejere opbevares i fem år efter ophør af samarbejdet, med samme begrundelser. Bankoplysninger anvendt til udbetaling slettes, når transaktionen er gennemført og ikke længere nødvendig. Nyhedsbrevsdata behandles indtil du framelder dig via afmeldingslinket eller trækker samtykket tilbage på anden måde.

Når opbevaringsperioden er udløbet, slettes eller anonymiseres data, medmindre lovmæssige krav dikterer fortsat opbevaring. Du kan til enhver tid anmode om sletning, medmindre gældende lovgivning forhindrer dette.

8. Pligt til at give oplysninger og konsekvenser ved undladelse

Når oplysninger er nødvendige for at indgå eller opfylde en aftale, for eksempel i forbindelse med en booking eller en formidlingsaftale, kan vi ikke levere ydelsen, hvis oplysningerne ikke gives. Oplysninger, der kræves efter lov, skal gives for at vi kan opfylde vores retlige forpligtelser.

9. Dine rettigheder

Du har ret til indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig, og du kan få en kopi. Du kan kræve urigtige oplysninger rettet. Du kan i særlige tilfælde få slettet oplysninger før vores almindelige slettefrister. Du kan i visse tilfælde få begrænset behandlingen, så oplysningerne alene opbevares. Du kan gøre indsigelse mod behandling, der sker på baggrund af vores legitime interesser, og du kan til enhver tid og uden begrundelse gøre indsigelse mod direkte markedsføring, herunder profilering til dette formål. Du kan anmode om dataportabilitet for oplysninger, du selv har givet os, og som vi behandler på grundlag af samtykke eller kontrakt, og som behandles automatisk. Hvis behandlingen beror på samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage via afmeldingslinket i nyhedsbreve eller ved at kontakte os. Tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af behandlingen før tilbagekaldelsen. Når du udøver dine rettigheder, kan vi bede dig om at dokumentere din identitet, så vi sikrer, at oplysninger ikke videregives til uvedkommende. Henvendelser sendes til data@sologstrand.dk, og vi besvarer som udgangspunkt inden for 30 dage.

10. Datasikkerhed

Vi har passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der beskytter personoplysninger mod utilsigtet eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret offentliggørelse eller adgang. Vi implementerer databeskyttelse gennem teknologiudformning og som standard (data protection by design and by default), herunder dataminimering og pseudonymisering, jf. artikel 25

Adgang er begrænset til medarbejdere og samarbejdspartnere med et sagligt behov og er reguleret af fortrolighedsforpligtelser. Vi efterser løbende vores sikkerhedsniveau og processer.

11. Klage til Datatilsynet

Hvis du er uenig i vores behandling af dine personoplysninger, opfordrer vi dig til først at kontakte os, så vi kan forsøge at finde en løsning. Du har også ret til at indgive klage til Datatilsynet, Borgergade 28, 5., 1300 København K, e-mail dt@datatilsynet.dk, telefon 33 19 32 00.

12. Versioner

Denne version er opdateret d. 5 november 2025.